Plano de ação 5W2H: tire seus sonhos do papel!

Já pensou em como se planejar melhor?

Sabe o que deve ser feito, mas tem dificuldade em concretizar?

Não sabe como se organizar para um projeto funcionar?

Tem dificuldade em criar um plano de ação que traga bons resultados?

Talvez a ferramenta de plano de ação 5W2H seja a solução para esses problemas!

Quer saber mais? Fique aí e acompanhe as próximas informações para saber tudo o que você precisa para resolver isso, além de uma planilha grátis que disponibilizamos pra você ao final do texto!

O que é 5W2H?

A planilha de plano de ação 5W2H é uma ferramenta de gestão e qualidade, em que seu principal objetivo é ajudar no planejamento de etapas, a fim de organizar e guiar as ações a serem tomadas para a implementação de processos de negócio.

Como aplicar o 5W2H?

Essa ferramenta é muito eficiente por sua versatilidade no contexto empresarial, mas isso não a torna sinônimo de dificuldade. Na verdade, ela pode ser mais simples e mais fácil de ser aplicada do que você imagina, quer ver como?

Primeiro vamos esclarecer algumas coisas. A composição de números e letras da planilha 5W2H formam um plano de ação estruturado em etapas bem definidas, a fim de te ajudar a tirar do papel aquele projeto deixado de lado, aquela implementação de melhoria nos processos da sua empresa e até mesmo em alcançar aquele indicador de lucratividade tão desejado.

Sim, além de ser muito útil ela pode ser também muito fácil de aplicar em diferentes situações do dia a dia. Por isso, vale a pena lembrar que assim como os demais planos de ação, as perguntas propostas para nortear o que se deseja, devem ser respondidas detalhadamente, pois o objetivo central é que todas as dúvidas que poderiam surgir ao longo da execução, já sejam previamente respondidas. Com tudo organizado e bem definido, podemos colocar a mão na massa, não é mesmo?

Mas você deve estar se perguntando: devo apenas responder as perguntas propostas no plano de ação e começar a executar?

Não se precipite ainda. Antes de partirmos para a execução precisamos esclarecer outro ponto. Como mencionei anteriormente, ao responder as perguntas propostas é preciso ser minucioso, pois serão os passos a serem seguidos para atingir quaisquer objetivos. Pode ser qualquer objetivo? Então, a resposta para essa pergunta é muito simples: "sim".

Contudo, para garantir que seja realmente válido elaborarmos um plano de ação, se faz necessário definir o objetivo com cautela. Tendo um Planejamento Estratégico prévio, pode gerar resultados ainda mais satisfatórios. Por isso, caso tenha interesse de implementar a planilha 5W2H na sua empresa, certifique-se antes de que tenha um objetivo central muito bem definido e que esteja claro o que se espera depois da implementação desse projeto, pois quando bem estruturado, o 5W2H pode ser uma ótima ferramenta de gestão que pode economizar muito tempo, recursos e além disso, trazer ótimos resultados.

Ou seja, é preciso apenas definir qual é o problema, ou projeto, que você deseja inserir nessa metodologia e de modo estratégico ir respondendo os questionamentos feitos pela ferramenta 5W2H. Mas quais seriam essas perguntas?

Como responder cada pergunta da planilha 5W2H?

Seja detalhista! As perguntas que compõem o 5W2H funcionam como se fosse um checklist, em que suas sete diretrizes se referem as iniciais em inglês de suas palavras-chave, que são elas:

What?

O que deverá ser feito? Nessa questão insira o seu objetivo principal. Por exemplo, se ele for a melhoria de um processo, aqui é o espaço para colocar sua ideia que irá reverter tal cenário.

Why?

Esse campo é a justificativa para o que você pensou em fazer, por que será feito? Seguindo o mesmo exemplo, o motivo poderia ser explicar o cenário atual e a motivação em revertê-lo.

Where?

Onde será feito? Diga o local de realização do projeto. Como no contexto atual a maioria dos encontros estão sendo em um ambiente virtual, nesse espaço é o lugar ideal para definir onde as reuniões de trabalho irão ocorrer.

When?

Todo projeto deve ter uma data de início e término, então nesse espaço responda: quando ele será feito? Aqui também é esperado um cronograma detalhado, em que o colaborador responsável pela tarefa, saberá os seus prazos e a necessidade que a mesma ocorra, para que possivelmente outra pessoa possa dar continuidade. O ideal é que todas as etapas para alcançar o What estejam com prazos definidos e explícitos.

Who?

Um fator muito importante para que você alcance o que idealizou, é sem dúvidas a mão de obra. Por isso, diga por quem será feito. Além de nomear os colaboradores, destrinche mais, informe as responsabilidades de cada indivíduo. Em casos de etapas compartilhadas, deixe com clareza cada ponto a ser feito e os responsáveis. Com isso, a colaboração do grupo irá aumentar significativamente, uma vez que eles saberão seus papéis dentro desse projeto.

How?

Esse sem dúvidas é o espaço para usar sua criatividade, pois aqui você responderá: como será feito? Há várias possibilidades, mas o ideal é que seja definido a metodologia e ferramentas. Um ponto importante que você deve estar atento, é a linguagem que será usada para expressar o passo a passo do seu projeto, seja claro e criativo, pois lembre-se que a equipe poderá usar esse tópico para se nortear, então é importante que você consiga evitar ambiguidades.

How much?

Por fim, quanto custará? É necessário que seja indicado toda estimativa de custo para esse projeto, que façam cenários e pense em possíveis imprevistos, pois assim, os gastos do projeto não terão tanta discrepância do que a princípio foi orçado. Além disso, você precisa recorrentemente acompanhar esses custos, então ter um cronograma de prestação de contas e uma rotina de verificação é essencial.

Qual é a utilidade da ferramenta 5W2H para minha empresa?

Se ainda está com dúvidas dos benefícios do plano de ação 5W2H, confira alguns pontos chaves que você conseguirá alcançar ao trazer essa ferramenta para dentro da sua organização:

• Como as etapas estão bem estabelecidas isso promove mais autonomia aos seus colaboradores.

• Pode aumentar a produtividade e o sentimento de cooperação da sua equipe.

• Facilita que o projeto seja entregue no tempo adequado;

• Possibilita que você faça grandes mudanças com menos tempo e recursos.

• Permite visualizar o panorama geral de como está seguindo determinadas implementações, garantindo critérios de qualidade.

Finalmente agora é hora de tirar seus sonhos do papel e fazer acontecer. Mas lembre-se:

“Uma meta sem um plano é apenas um desejo.” – Autor desconhecido.

Se interessou? Criamos um modelo grátis para te ajudar!

Clique no botão abaixo para fazer download da nossa planilha de plano de ação 5W2H:

Planilha 5W2H - Focus Consultoria

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Texto por: Sandy Cordeiro

sandycordeiro@id.uff.br