O que é ciclo PDCA? Entenda o método e saiba os benefícios em aplicá-lo.

Entra ano e sai ano e você não consegue fazer com que seu negócio evolua?

Está sempre passando por problemas semelhantes ao do passado e estando a mercê das possibilidades do futuro?

Sente que falta um planejamento para garantir a melhoria da sua empresa, mas não faz ideia de como fazê-lo?

Se você respondeu sim para algumas das perguntas acima, saiba que muitas empresas passam pela mesma situação, não sabem desenvolver um planejamento antecipado e, por conta disso, ficam suscetíveis a diversos problemas.

No entanto, o contexto competitivo atual faz com que as organizações se comprometam a cada vez mais buscarem métodos que visam resolver problemas e, um dos métodos mais utilizados é o mundialmente conhecido Ciclo PDCA.

Ficou interessado em conhecer um pouco mais sobre esse método?

Confira as informações abaixo que separamos para você.

Está preparado?

Mas afinal, o que é um ciclo PDCA?

Também conhecido como ciclo Shewhart ou ciclo Deming, é um método de gestão que tem como base na busca pela melhoria contínua.

O PDCA é uma sigla que deriva de quatro etapas principais do ciclo, das quais são: Plan (planejar), Do (executar), Check (checar) e Act (agir). Para a concretização dos resultados é necessário passar por essas etapas.

O método visa identificar formas de contornar os problemas através da repetição, podendo ser aplicado sucessivamente nos processos, “até” os resultados almejados pela organização serem conquistados. (leia até o final para entender esse “até”)

(Imagem por Google)

Qual a origem do ciclo PDCA?

O PDCA foi formulado pelo estatístico estadunidense Walter Andrew Shewhart na década de 20, no qual descreve o ciclo como um processo de três passos a serem repetidos continuamente, que são: especificação, produção e inspeção.

Entretanto, somente na década de 50, tal método se popularizou, tendo como principal impulsionador o americano William Edwards Deming, reconhecido mundialmente pelos trabalhos na gestão de qualidade desenvolvidos no Japão.

Deming reformulou o ciclo de Shewhart, delineando em um processo com as seguintes etapas: especificação, produção, colocação no mercado e reprojeto.

Os fundamentos do ciclo PDCA, no entanto, estão relacionados com o método científico de Francis Bacon, que é um conjunto de procedimentos a serem feitos até atingir um determinado conhecimento, sendo descrito basicamente por hipótese, experimento e avaliação.

“O conhecimento é em si mesmo um poder” – Francis Bacon

Com o passar dos anos, o PDCA passou por algumas evoluções para se tornar aplicável em qualquer área, seja produtivas, administrativas ou em outras situações.

É muito comum o mesmo ser utilizado em processos pessoais do dia a dia, sendo uma ótima ferramenta de desenvolvimento e evolução pessoal.

Como funciona o ciclo PDCA?

O funcionamento ocorre através da aplicação das 4 etapas, sendo elas:

Planejar (Plan)

O ciclo em sua sequência lógica inicia-se pelo planejar. Nesta etapa a finalidade é identificar o problema que se almeja eliminar e estabelecer as principais metas que se deseja alcançar.

Esta é a etapa que exige maior tempo e cautela no PDCA, se ela não for bem desenvolvida, as próximas serão prejudicadas e teremos mais dificuldades para alcançar o resultado esperado.

Inicialmente é necessário identificar o problema e, depois, levantar e analisar as principais características do mesmo. Essas informações podem ser, por exemplo: onde ele começa, o porquê ele acontece e com qual frequência ele surge.

A análise sobre a situação é relevante para estabelecer as principais diretrizes que o planejamento vai desenrolar. Muitas ferramentas são recomendadas para auxiliar na observação e análise do problema, tais como: Análise de Pareto, os “5 Porquês”, o Teste de Hipóteses e entre outras.

Dada as principais informações sobre o problema analisado, é hora de arquitetar quais ações devem ser executadas para resolver a situação de entrave. Para isso é necessária a construção de um plano de ação para definir prazos e objetivos. As ações devem estar fundamentadas em atingir as metas e, ao mesmo tempo devem contemplar as limitações da organização, de modo que sejam compatíveis com a realidade desta. Uma dica é a utilização da ferramenta 5W2H, muito comum no auxílio da construção do plano de ação.

"A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar "- John L. Beckley

Executar (Do)

Com todas as ações bem definidas na fase anterior, é a hora de colocá-las em prática. Para isso, é preciso ter a garantia de que todos os envolvidos no plano de ação estejam cientes de suas tarefas e dos prazos estabelecidos.

Além disso, para garantir que a execução ocorra conforme o planejado, os responsáveis devem ser capazes de executar suas tarefas da melhor maneira possível. Em muitas ocasiões será necessário buscar conhecimentos novos para a execução e as pessoas envolvidas precisarão ser treinadas e educadas para pôr em prática o que foi delimitado.

Nesta fase é importante documentar todos os resultados obtidos, sejam bons ou ruins, de cada ação executada, possibilitando uma análise mais assertiva futuramente e facilitando o aprendizado da equipe.

"Antes de começar, é preciso um plano, e depois de planejar, é preciso execução imediata " - Sêneca

Verificar (Check)

Nesta etapa ocorre a verificação e reflexão dos resultados obtidos com a implementação do plano de ação, permitindo identificar o que está bom e o que pode ser melhorado para um próximo ciclo.

A fase de checagem pode ocorrer formalmente após o término da execução do plano de ação ou juntamente com a execução, pois quanto mais cedo os resultados forem analisados mais rapidamente saberemos se eles estão de acordo com o que foi planejado.

É importante que a equipe também esteja presente nessa fase, para que o conhecimento do que ocorreu durante o planejamento e a execução seja disseminado, possibilitando a integração de ideias e melhores oportunidades de melhorias futuras.

Se os resultados obtidos não estiverem alinhados com as metas da organização, é necessário que volte para a fase de “Planejar” do ciclo, a fim de estudar os motivos pelo qual essa etapa não deu certo.

Agir (Act)

Tendo em vista o conhecimento dos resultados obtidos, é necessário padronizar o que foi satisfatório de acordo com o que foi definido previamente no plano de ação, para que o processo não se perca e não haja retrabalho.

A padronização ocorre por meio da elaboração de documentos que descrevam os processos. É muito comum descrevê-los por meio do mapeamento de processos, em virtude da sua característica de detalhar o mesmo de forma simples e visual, possibilitando o entendimento rápido por parte dos colaboradores e uma maior padronização.

Caso algo não tenha saído conforme o planejado, é necessário analisar quais pontos impossibilitaram o atingimento dos objetivos, em qual etapa ocorreu, e agir de forma corretiva, se necessário voltar às etapas anteriores do ciclo e refazê-las.

Os benefícios de colocar em prática o ciclo PDCA

1. Promove a organização na resolução de problemas:

É muito comum as empresas terem problemas e, apesar de almejarem muito, não conseguem ser eficazes em resolvê-los. E então, como proceder?

Talvez os problemas não estejam sendo resolvidos por conta da falta de um planejamento organizado.

O PDCA promove um diagnóstico apurado sobre a situação e estabelece maneiras mais assertivas de como solucioná-los, através da sua característica de organização das etapas.

É muito mais simples seguir os passos do Ciclo PDCA do que deixar aquela situação lhe incomodando e podendo se transformar em um problema ainda maior, né?

2. Promove um melhor aproveitamento das qualidades da equipe:

O ciclo PDCA permite enxergar os processos de uma forma mais detalhada e entender como funciona a realização das tarefas pelos colaboradores. Isso permite identificar onde há sobrecarga, ociosidade, falha na execução, assim conseguindo promover melhorias para os problemas.

Além disso, a equipe envolvida também é submetida às metas do plano de ação e, em muitos casos, são educadas e treinadas para exercer melhor suas funções e atingirem os resultados estratégicos esperados pela organização.

Os gestores conseguem delegar melhor as funções por conta da organização das ações e a equipe se sente muito mais motivada a cumprir os parâmetros estabelecidos.

3. Facilidade e versatilidade na aplicação:

O Ciclo PDCA é um método fácil e intuitivo de ser executado. Além disso, ele pode ser aplicado em qualquer tipo de área ou setor, e também pode ser direcionado para uma situação específica. Não importa qual o problema, se é micro ou macro, o PDCA sempre vai possibilitar a melhor tomada de decisão.

4. Redução de gargalos:

O PDCA proporciona uma avaliação contínua sobre o desenvolvimento dos processos. Em virtude disso, é possível identificar de forma mais assertiva os gargalos que contribuem para o desperdício de tempo, redução do lucro, queda na qualidade do produto, serviço e entre outros.

Ao longo do ciclo é possível ter insights de melhoria, dos quais passariam batido sem um planejamento estruturado, o que ajuda a desenvolver formas de propor soluções e reduzir esses problemas de maneira mais eficaz.

5. Nos sentimos muito mais desafiados a cumprir meta:

Você já fez aquela promessa de melhoria de ano novo que no final acabou não cumprindo, como esqueceu totalmente com o passar do tempo?

Pois é, todo mundo já passou por isso, né?

É muito comum termos um lampejo de motivação quando estabelecemos um objetivo. No entanto, se tal meta não é sustentada por um plano, dificilmente nós conseguiremos cumprir.

Isso quer dizer que ao colocarmos em prática os fundamentos do ciclo PDCA, nos sentimos muito mais inclinados a cumprir aquela meta, seja ela simples ou desafiadora.

Quando usar o ciclo PDCA?

Se você ficou curioso com aquele “até“ destacado no início do texto e leu o artigo até o final para entender o enigma por trás dele, saiba que, primeiramente, parabéns por ter lido o texto, estará em vantagem em relação à concorrência aplicando os conhecimentos adquiridos sobre o Ciclo PDCA.

Em segundo lugar, respondendo à pergunta acima e ao mesmo tempo desvendando o mistério do “até”, o PDCA deve ser utilizado sempre, pois é um método de melhoria contínua. Portanto não existe um limite para parar com as interações do ciclo, sempre há melhorias a serem feitas em um processo e os planos de uma organização podem ser cada vez mais desafiadoras com o passar do tempo.

Agora que sabe mais sobre essa ferramenta, que tal implementar na sua empresa?

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Texto por:

Matheus Franklyn

matheusfranklyn@id.uff.br