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Gestão de Projetos: o que é e como executá-lo?
Você já se sentiu perdido na elaboração de um projeto?
Já sentiu como se não conseguisse monitorar o andamento do seu objetivo?
Sente que falta mais planejamento e controle?
Você sabe da importância de gerir um projeto?
Nesse artigo, você vai descobrir tudo isso e muito mais! Continue lendo para descobrir mais sobre o gerenciamento de projetos.
O que é um projeto?
Antes de começarmos a explicar sobre a gestão, vamos entender melhor sobre o que é um projeto.
De acordo com o Guia PMBOK – um guia com conjuntos de práticas na gestão de projetos organizado pelo instituto PMI, considerado a base desses conhecimentos- um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.
Um projeto é temporário por ter começo, meio e fim, é atribuído uma data inicial e final. Além disso, nenhum projeto é igual ao outro, ou seja, cria resultados sempre únicos. Mas ainda assim, tem-se muita confusão entre projeto e processo. Você sabe a diferença?
Vamos supor que você vai fazer um bolo. Provavelmente, seguirá uma receita, ou seja, uma ordem de ações bem definidas, e que, seguidas corretamente, te levará ao resultado final: o bolo. Isso é um processo, pois você possui atividades definidas e contínuas e os resultados obtidos serão sempre os mesmos.
Por outro lado, se você quiser reformar sua casa, por exemplo, será um projeto, porque além de ser temporário te trará um resultado único.
Agora entendendo melhor o que é um projeto, você saberia gerenciá-lo, e sua importância? Acompanhe para descobrir!
O que é a Gestão de Projetos?
O gerenciamento de projetos é definida como o conjunto de conhecimentos, habilidades, técnicas e ferramentas utilizadas para planejar, executar e monitorar um projeto. Ou seja, é a estruturação de como o projeto será feito.
Essa estrutura conta com o detalhamento do escopo, organização dos recursos humanos, financeiros e materiais, montagem do cronograma e do registro de custos, monitoramento dos riscos associados ao projeto, além de várias outras ações.
Essas ações servem para a entrega de um resultado adequado às necessidades e desejos dos clientes, e assegurar que o projeto seja conduzido da melhor forma possível, com o menor número de falhas.
Com isso podemos afirmar que gerir um projeto é uma competência estratégica para as organizações, permitindo que os resultados dos projetos se somem com os objetivos do negócio, podendo possuir um diferencial competitivo mais forte no mercado.
Processos da Gestão
Os processos do gerenciamento são atividades organizadas, e que vêm sendo feitas ao longo do projeto. Eles são independentes das fases do ciclo de vida, ou seja, um processo pode não acontecer ou se repetir em determinada fase do projeto.
Processos de Iniciação Tem como objetivo identificar e alinhar as expectativas das partes interessadas, elaborar a versão preliminar do escopo e realizar a primeira estimativa de custos, recursos e cronograma. É feito também o Termo da Abertura do Projeto, documento que assegura que só sejam autorizados os projetos que estejam de acordo com a estratégia da organização.
Processos de Planejamento Quando se cria o escopo total do projeto, o refinamento dos objetivos e as ações para a conclusão do projeto ou fase. Contribui para o desenvolvimento do Plano de Gerenciamento do Projeto, além de outros documentos. Também fazem parte do processo de Planejamento: ✔ Planejar o gerenciamento do escopo; ✔ Coletar os requisitos; ✔ Definir o escopo; ✔ Criar EAP; ✔ Planejar o gerenciamento do cronograma; ✔ Definir as atividades; ✔ Estimar as durações das atividades; ✔ Desenvolver o cronograma; ✔ Planejar o gerenciamento dos custos; ✔ Estimar os custos; ✔ Determinar o orçamento; ✔ Planejar o gerenciamento da qualidade; ✔ Planejar o gerenciamento dos recursos; ✔ Estimar os recursos das atividades; ✔ Planejar o gerenciamento das comunicações; ✔ Planejar o gerenciamento de riscos. ✔ Identificar os riscos; ✔ Planejar as respostas aos riscos. Além de muitas outras atividades.
Processos de Execução Hora de colocar em prática! Após o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto e no escopo do projeto, chegou o momento de executar. Isso inclui coordenar os recursos, otimizar o tempo e manter o engajamento das partes interessadas.
Processos de monitoramento e controle São utilizados no acompanhamento das atividades do projeto, com o intuito de verificar se o desempenho está condizente com o que foi planejado. Além disso, serve para analisar as variações, corrigir desvios e aprovar mudanças.
Processos de encerramento Tudo que é feito para concluir e finalizar um projeto ou fase, certificando se os contratos foram encerrados, e as lições aprendidas foram identificadas
Benefícios da Gestão de Projetos
Agora que vimos o que é uma gestão de projetos e seus processos, cabe ressaltar seus benefícios.
Redução de custos O gerenciamento de custos, presente na fase do planejamento, serve para auxiliar em um orçamento equilibrado e assertivo, mas também para o monitoramento, que possibilita a redução dos custos com o aproveitamento de oportunidades e com a aplicação dos recursos financeiros na hora certa.
Otimização do tempo Com o gerenciamento do cronograma, se tem mais controle do projeto, evitando, assim, os desperdícios, e otimizando a utilização de recursos.
Controle dos riscos Adotando as práticas do gerenciamento e mapeando os principais riscos, se tem um maior controle das ameaças do projeto, sabendo identificá-las e os próximos passos para minimizar os impactos.
Maior satisfação dos clientes A partir do momento que você consegue uma boa gestão do seu projeto, com prazos dentro do cronograma e um resultado de sucesso, é natural que a satisfação do cliente seja alcançada! Este é um benefício em consequência dos anteriores.
Agora que sabe mais sobre gestão de projetos, que tal implementar na sua empresa?
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Gabriela Lourenço