Como ser produtivo em apenas 5 passos!

Já teve tantas atividades para realizar e não soube nem por onde começar?

Dizer “amanhã eu faço” é algo constante para você?

Se você respondeu “SIM” a alguma dessas três perguntas, esse texto é para você!

Se respondeu “NÃO”, esse texto é para evitar que responda “SIM” alguma vez em sua vida, pois vou te ensinar como ser produtivo seguindo apenas cinco passos!

Como ser produtivo

O passo a passo a seguir vai te ensinar como ser produtivo e otimizar o seu tempo.

É importante que você siga-os para obter resultados satisfatórios, mas, caso necessário, sinta-se livre para adaptá-lo à você, ao seu dia a dia e à sua rotina!

1º Passo: Tenha onde anotar seus compromissos!

A primeira dica é bem simples e vai facilitar demais o seu dia a dia e sua organização. Pode ser uma agenda, um planner, agendas virtuais/do celular ou afins, mas tenha onde anotar as datas dos seus compromissos.

Na correria do dia a dia, estamos suscetíveis a esquecer informações que são importantes e até mesmo prioridades.

Tendo sua agenda na bolsa ou no carro sempre, toda vez que for marcar uma consulta ao médico, uma reunião ou até um happy hour com os amigos, é só incluir em seu calendário. Inclua também anotações sobre seu trabalho e estudo, por exemplo “entregar atividade X ao chefe” ou “estudar matéria tal para a prova da faculdade”.

Além disso, é essencial que você não esqueça de estipular tempo de duração para suas atividades e compromissos, ok?! Desse jeito, ficará mais fácil organizar o dia como um todo e tornar-se produtivo.

Feito isso, no início da semana você deve verificar seus compromissos. Você pode também olhar sua agenda toda noite e checar o que terá para fazer no dia seguinte. Assim, nenhum evento e obrigação será perdido e vai ser mais fácil se organizar para sua rotina e afazeres.

Caso você não consiga se adaptar ao papel, opte por usar a agenda do celular, afinal, sempre estamos com ele em mãos.

Hoje em dia, muitos smartphones utilizam o calendário como agenda e além disso, mandam notificações nos dias dos eventos marcados. Muito mais fácil desse jeito, não é mesmo?! Quase uma secretária particular que cabe em seu bolso!

2º Passo: Entenda seus prós e contras e seja sincero com você mesmo!

O autoconhecimento pode ser uma ferramenta poderosa quando usada da forma correta.

No desenvolvimento da auto produtividade não seria diferente!

É comum acreditar que apenas pessoas mais focadas produzem mais e melhores resultados.

Entretanto, é possível assumir seus defeitos e usá-los a seu favor nesse momento.

Para melhor ilustrar, vamos utilizar como exemplo uma pessoa chamada “Pessoa A” que é bastante procrastinadora.

Normalmente, ela irá entregar/realizar suas tarefas em cima do prazo ou até mesmo atrasadas, já que procrastina frequentemente e deixa tudo para fazer de última hora, concorda?

Pois bem, vou te mostrar como podemos ajudar a Pessoa A. Guarde esse exemplo para os próximos passos.

Agora você deve estar perguntando como reconhecer seus defeitos, né?! É bem simples!

Você vai pegar uma folha de papel e fazer uma linha, dividindo-a ao meio. De um lado irá escrever suas qualidades e do outro seus defeitos e tudo o que te limita hoje.Escreva aquilo que você sabe que é, que faz e que comumente te atrapalha – ou pode atrapalhar - em suas atividades.

Usando o exemplo da Pessoa A, na coluna “Limitações” ela com certeza incluirá procrastinadora. Já na coluna “Qualidades”, ela incluirá seus pontos fortes, geralmente, aliados a personalidade: simpática, positiva, determinada, sagaz, comunicativa e afins.

3º passo: Se organize considerando seus hábitos!

Esse é o momento de usar as informações colhidas no passo anterior, pois até seus defeitos irão te ajudar a ser produtivo!

Agora que você já tem uma agenda e já conhece seus hábitos e modos, você só precisa adaptá-los também a sua rotina.

Lembra da nossa Pessoa A do segundo passo? Então, já sabemos que ela é procrastinadora. Por isso, ela deve incluir o momento da procrastinação em suas atividades.

Suponhamos que a Pessoa A tenha um texto para estudar e redigir e essa seja uma atividade que não lhe causa muita animação. Já sabendo disso, ela incluirá em sua agenda a atividade “Estudar e redigir texto X” e ao invés de colocar apenas 1h de duração, que é o tempo que normalmente ela usaria para realizar tal ação, colocará 1 hora e 20 minutos.

Desse modo, a Pessoa A conseguirá realizar suas atividades dentro do tempo estipulado e se procrastinar durante a execução, a “margem de segurança” que ela incluiu de vinte minutos impedirá possíveis atrasos.

Fazer o inverso disso também é pode ser uma alternativa para otimizar seu dia e conseguir produzir mais. No caso, supondo que a Pessoa A tenha facilidade de aprendizado e em escrita, ela poderia estipular apenas 40 minutos para essa atividade e ganhar mais tempo para outras.

O importante é ser verdadeiro consigo mesmo no segundo passo e usar seus prós e contras a seu favor!

Dica: Caso necessário, utilize um cronômetro para acompanhar o tempo gasto nas suas atividades e registre-o. Assim, após o primeiro mês, você conseguirá fazer previsões cada vez mais reais e concretas dos seus dias.

4º passo: Técnica do Pomodoro!

Essa técnica é muito conhecida e pode te ajudar a produzir mais, otimizando o tempo de trabalho.

Caso você tenha muita dificuldade em organizar seu horário de trabalho, pode adotá-la para enfim começar a ser produtivo!

Basicamente, você fará ciclos de produtividade com um intervalo entre eles. Fechando quatro ciclos, você faz uma pausa maior.

Primeiramente, você irá focar durante 25 minutos naquilo – e apenas naquilo - que você deve fazer, seja trabalho, estudo ou afins.

Passado esse tempo, você vai relaxar e distrair a mente por 5 minutos, fechando um ciclo.

O ideal e mais aconselhável é repetir essa dupla quatro vezes, ou seja, 4 ciclos. No último, o descanso será de 30 minutos.

É muito importante que durante o tempo de intervalo, você realmente distraia sua mente, mesmo que por apenas cinco minutos! Se está sentando na mesa de trabalho, levante e vá tomar um café ou ande pelo escritório, mas não fique em frente ao computador ou à papelada.

Esse tempo é essencial para que você não se sinta sobrecarregado e desestimulado!

Essa técnica vai te ajudar a otimizar tempo e melhorar sua produtividade!

Dica: Nos momentos de produção, foque somente na atividade que está realizando! Busque não se distrair com celular, pessoas, sons externos e afins.

5º passo: Saiba estimular a si mesmo!

Essa dica, ainda que seja a última, talvez seja uma das mais importantes, pois sabendo utilizá-la direitinho, você pode usar também em outras áreas da sua vida!

É normal encontrarmos pessoas bem desanimadas hoje em dia, afinal, estamos sempre cheios de tarefas e obrigações e isso acaba nos cansando e até desestimulando.

Portanto, se você quer aprender como ser produtivo, você precisa saber onde é sua ignição e virar logo essa chave!

O auto estímulo pode ser realizado de várias formas distintas, hoje vou falar sobre: ter frases de efeito para você mesmo! Essas frases devem te recordar do porquê você deve exercer tal ação e/ou te animar a realizá-la.

Usando o caso da Pessoa A tratada nos exemplos anteriores, já sabemos que ela é procrastinadora.

Portanto, uma frase de efeito para essa pessoa poderia ser “Se eu não fizer por mim, ninguém fará!”. Assim, toda vez que ela se sentir desestimulada e desanimada, vai lembrar que se ela não fizer o que se propôs a fazer, o objetivo final que ela tanto almeja não será alcançado.

E como sabemos que isso funcionará com a Pessoa A?

Bom, lembra da lista de qualidade que fizemos no segundo passo?! Então, lá estava escrito “determinada”. Por isso, ainda que a Pessoa A seja procrastinadora, ela conseguirá contornar tal situação com sua determinação.

E aí, gostou das dicas? Espero que elas te ajudem!

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Texto por:

Milena Ferreira

milenaferreira@id.uff.br