Como Gerenciar Os Projetos Da Sua Vida E Da Sua Empresa

Em diversos momentos da vida nos deparamos com projetos, tanto no lado pessoal, quanto no profissional. Desde montar um plano para juntar dinheiro para as férias de fim de ano, até o desenvolvimento de um novo produto.

Sem dúvidas, para qualquer projeto dar certo é necessário que seja bem planejado, com prazos, custos e etapas bem definidas. Além disso, é importante ter em mente um objetivo final bem claro para que todas as etapas sejam bem compreensíveis e não deixe escapar nenhum detalhe.

Hoje em dia, temos muitas formas de acompanhar um projeto em andamento e assegurar que o objetivo final seja alcançado devido à disponibilidade de metodologias e softwares.

É importante entender a importância dessas ferramentas e o quanto elas afetam diretamente o resultado final do seu projeto para que elas sejam usadas da melhor forma. E não basta que apenas os gestores a entendam e utilizem, todo o procedimento utilizado precisa ser de conhecimento da equipe, e todos os colaboradores devem entender e saber sobre seu funcionamento para conseguir entender melhor o projeto.

Ferramentas: Project e SCRUM

Um dos softwares utilizados é oferecido pelo Office, o MS Project. Nesse programa, é possível detalhar todas as etapas de um projeto, dividindo-as em macro e micro tarefas. Também é possível ordenar as atividades em predecessoras e sucessoras, ou ainda informar se duas ou mais tarefas podem ocorrer ao mesmo tempo. Essa classificação serve para organizar a ordem cronológica das tarefas e assegurar que o tempo total de duração do projeto esteja correto. Além disso, existem diversos outros recursos interessantes nesse software que podemos explorar para um melhor acompanhamento do projeto.

Outra maneira de conduzir e monitorar todo esse processo é o SCRUM. Essa metodologia é uma forma ágil de gerir e planejar o projeto, também muito utiizada no desenvolvimento de novos produtos. Com foco na rapidez e na eficiência nas ações da equipe, o trabalho é dividido em pequenos ciclos mensais de atividades, em que são realizadas reuniões de acompanhamento para que os colaboradores estejam sempre alinhados sobre tudo que estão fazendo.

No SCRUM são usados muitos termos técnicos, mas que são de fácil entendimento. Por exemplo, temos os sprints, nome dado aos ciclos do projeto, o product backlog, conjunto de objetivos a serem alcançados, e a sprint backlog, listagem de todas as tarefas específicas que serão realizadas e desenvolvidas em cada ciclo. Ainda existem outros nomes utilizados nessa ferramenta, mas que assim como os citados acima, são de fácil compreensão.

Kanban: Facilitando o andamento do projeto

Outro aspecto fundamental do SCRUM é o quadro Kanban, um recurso fácil e visual de exibir o andamento das atividades, exposto na forma de um painel com todas as tarefas e seus respectivos status. Seu intuito é evitar desperdício de tempo nas reuniões, visto que não é necessário realizar o controle do andamento de cada atividade, tornando a gestão do projeto um processo mais ágil e eficaz, assim como descreve a metodologia.

Dessa maneira, ao utilizar as duas ferramentas apresentadas, você acompanha seus projetos de forma mais proveitosa e produtiva, e garante que o resultado final saia como o esperado. A Focus Consultoria utiliza esses instrumentos a fim de realizar serviços com o maior nível de qualidade possível, pois tem o compromisso com a satisfação dos clientes. Projetos bem planejados e executados asseguram o comprometimento da empresa com o consumidor.